KLAUZULA INFORMACYJNA dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z zawieraniem i realizacją umów oraz udostępnianiem informacji w Centralnym Rejestrze Umów

KLAUZULA INFORMACYJNA

dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z zawieraniem i realizacją umów oraz udostępnianiem informacji w Centralnym Rejestrze Umów

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w przypadku danych osobowych pozyskanych z innych źródeł – art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

 

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta Augustowa, z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Augustowie, ul. Młyńska 35, 16-300 Augustów.

Z Administratorem można skontaktować się:

• pisemnie na adres: ul. Młyńska 35, 16-300 Augustów;
• telefonicznie pod numerem: 87 643 42 10;
• za pośrednictwem poczty elektronicznej: urzad.miejski@urzad.augustow.pl
• kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@urzad.augustow.pl.

 

2. Kategorie osób, których dane są przetwarzane

Klauzula dotyczy danych osobowych:

1. osób fizycznych zawierających umowę z Miastem Augustów, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
2. osób reprezentujących strony umowy, w szczególności członków organów, pełnomocników, prokurentów oraz osób upoważnionych do zawarcia umowy;
3. osób wskazanych do kontaktu, koordynacji, nadzoru lub wykonywania umowy;
4. pracowników, współpracowników, podwykonawców i innych osób uczestniczących w realizacji umowy;
5. osób, których dane zostały zamieszczone w dokumentacji związanej z przygotowaniem, zawarciem, wykonaniem, rozliczeniem, zmianą albo rozwiązaniem umowy.

 

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

1. podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonywania umowy;
2. rozliczenia umowy, w tym dokonywania płatności oraz prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
3. udostępniania i aktualizowania informacji o umowie w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwanym dalej „CRU JSFP”;
4. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
5. archiwizacji dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

4. Podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli jest Pani/Pan stroną umowy, a przetwarzanie jest niezbędne do jej zawarcia lub wykonania albo do podjęcia działań przed jej zawarciem na Pani/Pana żądanie;
2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
3. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi, w szczególności w zakresie gospodarowania mieniem i środkami publicznymi;
4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie nie następuje przez Administratora w ramach wykonywania jego zadań publicznych, w szczególności w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

 

5. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

1. imię i nazwisko, stanowisko, funkcję lub rolę pełnioną przy zawieraniu albo wykonywaniu umowy;
2. firmę osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;
3. służbowe dane kontaktowe, w szczególności adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
4. adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności albo adres do korespondencji – jeżeli jest niezbędny do zawarcia lub realizacji umowy;
5. numer NIP, REGON lub inne oznaczenie przedsiębiorcy;
6. numer rachunku bankowego;
7. informacje dotyczące umocowania do reprezentowania strony umowy;
8. dane wynikające z rozliczeń finansowych, dokumentów księgowych oraz korespondencji związanej z realizacją umowy.

 

6. Udostępnianie danych w CRU JSFP

W przypadku gdy umowa podlega obowiązkowi ujawnienia w CRU JSFP, określone przepisami informacje o umowie zostaną wprowadzone do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Ministra Finansów.

CRU JSFP jest rejestrem jawnym. Oznacza to, że informacje udostępnione w publicznej części rejestru mogą być przeglądane przez nieograniczony krąg odbiorców za pośrednictwem publicznej strony internetowej rejestru.

Zakres publikowanych danych podlega każdorazowej ocenie z uwzględnieniem zasady minimalizacji danych oraz ustawowych wyłączeń dotyczących informacji, które nie podlegają udostępnieniu.

 

7. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1. Minister Finansów oraz jednostki zapewniające funkcjonowanie systemu teleinformatycznego CRU JSFP;
2. użytkownicy publicznej części CRU JSFP – w zakresie danych podlegających ustawowemu udostępnieniu;
3. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, telekomunikacyjne, serwisowe, hostingowe, pocztowe, kurierskie, bankowe, prawne lub archiwizacyjne;
4. organy administracji publicznej, organy kontroli, sądy, organy ścigania i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa;
5. podmioty, którym dokumentacja umowy zostanie udostępniona na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej.

 

8. Źródło pochodzenia danych

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, mogły zostać przekazane Administratorowi przez:

1. stronę umowy, podmiot, który Pani/Pan reprezentuje;
2. pracodawcę, zleceniodawcę lub podmiot współpracujący;
3. pełnomocnika albo inną osobę uczestniczącą w zawieraniu lub wykonywaniu umowy;
4. publicznie dostępne rejestry, w szczególności CEIDG, Krajowy Rejestr Sądowy, REGON, Biuletyn Informacji Publicznej lub inne rejestry publiczne.

 

9. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

1. przez okres przygotowania, zawarcia i wykonywania umowy oraz przez okres niezbędny do jej rozliczenia;
2. przez okres wynikający z przepisów o rachunkowości, finansach publicznych, podatkach i zamówieniach publicznych;
3. przez okres przechowywania dokumentacji określony w przepisach archiwalnych oraz jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym u Administratora;
4. do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń związanych z umową albo prawomocnego zakończenia postępowań dotyczących tych roszczeń;
5. w zakresie danych udostępnionych w CRU JSFP – przez okres wynikający z przepisów regulujących funkcjonowanie rejestru oraz zasad działania systemu CRU JSFP.

 

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu:

1. prawo dostępu do danych osobowych;
2. prawo otrzymania kopii danych;
3. prawo sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
4. prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
5. prawo usunięcia danych – jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO;
6. prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w sposób zautomatyzowany;
7. prawo wniesienia sprzeciwu – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

Prawo do usunięcia danych, prawo do sprzeciwu oraz prawo do ograniczenia przetwarzania mogą nie mieć zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, realizacji zadania publicznego, zapewnienia jawności gospodarowania środkami publicznymi, archiwizacji dokumentacji albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprostowanie danych nie może prowadzić do zmiany treści prawidłowo zawartej umowy ani dokumentu odzwierciedlającego rzeczywisty przebieg czynności.

 

11. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

Podanie danych przez osobę będącą stroną umowy jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy, jej zawarcia i wykonywania. Niepodanie danych może uniemożliwić zawarcie albo prawidłową realizację umowy.

W przypadku przedstawicieli stron, pełnomocników, osób kontaktowych, pracowników i współpracowników podanie danych może być niezbędne do potwierdzenia umocowania, zapewnienia kontaktu oraz prawidłowego wykonania umowy.

Udostępnienie określonych informacji w CRU JSFP jest obowiązkiem prawnym Administratora. Osoba, której dane dotyczą, nie może skutecznie sprzeciwić się publikacji danych, jeżeli ich udostępnienie wynika wprost z przepisów prawa.

 

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływało.

 

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.